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2008.02.26

「毎日来るメールをどう捌くか。」
このことが現代の仕事環境において、仕事の効率を大きく左右する気がします。

OTOSHIMA BLOGで「賢いメールの管理法」というエントリがありましたので、わたしもメール管理法を紹介しようと思います。
(後追いエントリばかりですいません。。書くネタもらってますねw)

私はメーラーに「Thunderbird」を使っています。そのThunderbirdでは、ローカルフォルダを7個に分けて使っています。主な構成は、担当案件別のフォルダを5個、メルマガを入れるフォルダを1個、会社総務から来る総務関連メールを入れるフォルダを1個、という構成です。
仕事のメインで使う担当案件別のフォルダは、ホントは1個でもいいのですが、あとで検索をかけるときに件数が多いと検索に余計な時間がかかってしまいますので、ざっくりと案件別に分けるスタイルを取っています。ですので、私のメール管理の基本は、「フォルダにざっくり分けて、あとは検索頼み」といった感じです。

で、メールが「受信トレイ」に来ると、すぐ返せるメールは返しますが、基本は、先程の7つのフォルダに振り分けます。そして、アクションが必要なメールやもう一度読みたいメールについては、Thunderbirdの「タグ(前は確か"ラベル"と言ってました)」を付けています。タグはいくつでも増やせますが、基本は以下の4つのタグをメインに使っています。
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テストアップ(テストアップ待ちのメール)
本アップ(テスト確認が終了して本アップ待ちのメール)
予定(まだアクションはいらないけど、いずれやらなきゃならないメール)
確認(もう一度読んでおいた方がよいメール)
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該当するメールに、これらのタグ付けをしています。

しかし、タグを付けたはいいけど、タグを付けたメールがいろんなフォルダに散らばっていると、それらを捜しているだけで余計な時間がかかってしまいます。
そこで登場するのが「検索フォルダ」です。検索フォルダは、そのフォルダで指定した検索条件にあうメールだけを表示できるバーチャルフォルダで、実際のメールはそのフォルダには入っていません。これを活用すると、タグの付いたメールだけを表示するフォルダをつくることができます。ファイルメニューから「新規作成」で「検索フォルダ」を選んで、検索対象フォルダにチェックを入れ、検索条件に上記4つのタグを含むという指定をすればOK。そのフォルダを見てみると、各案件別のフォルダから、上記4つのタグが付いたメールだけが集結して表示されるというわけです。
Thunderbird 検索フォルダ設定

私は、1日3〜4回、このフォルダのメールを上から順に眺めて、やるべきことを頭にたたき込んでいますw (いわゆる"todoリスト"として使っているわけですね。)
そして、処理が終わったメールからはタグを外していくわけですが、全部タグが外れて、その検索フォルダに何にもなくなった時には、とても気持ちがいいものです。

この管理形式を取り始めて、もう3年くらいになります。メール主体で仕事をしている人にはオススメではないかと。

#ワンポイントアドバイス。たまにメールではなく、電話とかでやらなきゃならないことを頼まれたりしますが、そんなときは敢えてその内容をメールで返したりして、なんかと関連メールをつくります。そのメールにタグをつければ、検索フォルダにあがってくるようになります。
この記事へのコメント
いつもありがとうございます。w

タグも便利ですね。
僕は、重要な情報だけど返信とかしないもの(なに?)
にタグづけしておいて、それを見たくなったときに検索フォルダでさがしてます。
Posted by オトシマ at 2008年02月27日 09:03
なるほど。
ステイタス毎に分けつつ、タグも併用しているんですね!
わたしも保存しておくモノと捨てるモノの整理をちゃんとした方がよいなとは思っています。
(いまは結構何でも残しているのでw)
Posted by ysk at 2008年02月27日 14:27
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